Due Diligence Vorbereitung: Checkliste für Verkäufer

Eine Studie der KPMG zeigt: 40% aller geplanten Unternehmensverkäufe im Mittelstand werden nicht abgeschlossen oder finden zu deutlich schlechteren Bedingungen statt als erhofft. Die Hauptursache? Mangelhafte Vorbereitung. Ein klassisches Szenario: Käufer kommen mit Fragelisten und Datenbedarf. Du improvisierst Unterlagen. Es dauert Wochen, bis Käufer die Informationen hat. Währenddessen sinkt sein Vertrauen – und der Preis.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung kannst du dieses Risiko minimieren und die Dauer deutlich verkürzen. Mit dem VALENTYR VOS Standard weißt du schon VORHER, was Due Diligence braucht – und du hast es bereit. Eine gut vorbereitete Due Diligence erhöht nicht nur den Abschluss-Erfolg – sie erhöht auch den Kaufpreis um durchschnittlich 10-15%, und verkürzt den Prozess von 12-18 Monaten auf 6-9 Monate.

Käufer und ihre Berater prüfen systematisch sieben Bereiche. Wenn du dich auf diese konzentrierst, bist du zu 90% vorbereitet.

1. FINANZIELLE DUE DILIGENCE: Alle Konten, Steuererklärungen, Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten 3 Jahre. Dabei prüfen Käufer nicht nur die Zahlen, sondern auch, wie "sauber" die Buchführung ist. Gibt es ungewöhnliche Transaktionen? Wurden private Ausgaben über die Firma laufen? Stimmen die Steuererklärungen mit der Buchhaltung überein? Wenn hier Unstimmigkeiten auftauchen, wird es teuer.

2. RECHTLICHE DUE DILIGENCE: Alle Verträge, Lizenzen, Schutzrechte, Grundbucheinträge. Existieren die Kundenverträge schriftlich? Sind Lizenzen (z.B. Handwerksbetriebe) auf den Neueigentümer übertragbar? Gibt es offene Rechtstreitigkeiten? Welche Versicherungen sind vorhanden? Ein Käufer will wissen, dass er keine verborgenen Haftungen übernimmt.

3. TAX DUE DILIGENCE: Die Steuererklärungen, laufende Steuerverfahren, Risiken. Stehen Betriebsprüfungen an? Gibt es offene Fragen mit dem Finanzamt? Welche Steuern zahlst du aktuell? Ein Käufer will keine Überraschungen nach dem Kauf – wenn das Finanzamt plötzlich Nachzahlungen fordert, trägt das Risiko idealerweise der Verkäufer.

4. OPERATIONAL DUE DILIGENCE: Die Prozesse, die Infrastruktur, die Lieferketze. Wie läuft der Betrieb ab? Welche Systeme und Software sind im Einsatz? Wie lagerfähig ist das Geschäftsmodell? Kann ein neuer Eigentümer die Strukturen übernehmen oder muss er alles neu aufbauen? Je dokumentierter deine Prozesse, desto niedriger das Risiko für den Käufer.

5. HR / HUMAN RESOURCES DUE DILIGENCE: Alle Arbeitsverträge, Gehälter, Sozialleistungen, Pensionsverpflichtungen. Welche Mitarbeiter sind wichtig? Welche Verträge laufen aus? Gibt es stille Pensionsverpflichtungen? Ein Käufer will wissen, mit welchen Kosten und Risiken er rechnen muss. Wenn Schlüsselmitarbeiter nach dem Verkauf gehen, ist der Deal oft am Ende.

6. IT / DATEN-SICHERHEIT: Die IT-Infrastruktur, Datensicherheit, Cyber-Risiken. Wie ist dein IT-System aufgebaut? Sind die Daten gesichert? Gibt es Backups? Wie alt ist die Infrastruktur? Ein moderner Käufer wird IT-Sicherheit sehr ernst nehmen – besonders nach den letzten Cyberattacken.

7. MARKT- UND WETTBEWERBLICHE POSITION: Wie diversifiziert ist dein Kundenportfolio? Wie abhängig bist du von einzelnen Kunden? Wie sieht der Markt aus – wächst er oder schrumpft er? Wo sind die Risiken und Chancen? Ein stabiles, diversifiziertes Geschäftsmodell ist deutlich mehr wert als eines, das von wenigen Großkunden abhängt.

DOKUMENTE, DIE IMMER GEBRAUCHT WERDEN:

• Jahresabschlüsse und Steuererklärungen der letzten 3 Jahre

• Buchhalterische Gewinn- und Verlustrechnung der letzten 3 Jahre

• Bilanz und Eigenkapitalnachweis

• Kontoauszüge und Kassenbücher (optional, aber begrüßt)

• Organigramm: Wer macht was?

• Kundenanalyse: Wie groß sind die Top-10 Kunden? (prozentualer Anteil am Umsatz)

• Lieferantenliste: Gibt es Abhängigkeiten?

• Verträge: Alle relevanten Verträge (Mietvertrag, Kundenverträge, Lieferantenverträge)

• Immobilien: Wenn relevant – Grundbucheinträge, Hypotheken

• IP / Schutzrechte: Marken, Patente, Designs

HR / MITARBEITER:

• Mitarbeiterliste mit Qualifikationen und Gehaltsstruktur (ohne Namen)

• Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen

• Schlüsselmitarbeiter-Analyse: Wer könnte gehen?

IT / DATEN:

• IT-Inventar: Welche Systeme, wie alt, wie sicher?

• Daten-Backup-Strategie

• Cyber-Versicherung

BESONDERHEITEN:

• Ausstehende Rechtstreitigkeiten

• Offene Steuerfragen

• Längerfristige Verpflichtungen (z.B. Mietverträge bis 2030)

• Pensionsverpflichtungen

1. FEHLENDE VERTRÄGE. Ein Käufer braucht Sicherheit, dass die wichtigsten Kundenbeziehungen vertraglich gesichert sind. Wenn deine Top-Kunden nur "per Handschlag" bei dir sind, ist das ein riesengroßes Risiko. Sie können jederzeit gehen. Das ist ein Deal-Breaker.

2. UNKLARE EIGENTUMSVERH ÄLTNISSE. Wenn es unklar ist, wem was gehört – z.B. weil Immobilien nicht ins Geschäftsvermögen übertragen wurden oder Intellectual Property nicht klar dokumentiert ist – entsteht Unsicherheit. Ein Käufer wird nicht kaufen, bis das geklärt ist.

3. STARKE INHABERABHÄNGIGKEIT. Wenn ohne dich nichts läuft – wenn alle Kundenbeziehungen von dir abhängen, alle Entscheidungen von dir stammen, alle kritischen Prozesse in deinem Kopf sind – dann ist der Betrieb für einen Käufer ein sehr hohes Risiko. Das ist ein klassischer Deal-Breaker.

4. SCHLECHT DOKUMENTIERTE PROZESSE. Wenn der Käufer nicht versteht, wie der Betrieb funktioniert, wird er skeptisch. Gute Dokumentation zeigt Professionalität und Stabilität.

5. UNERWARTETE SCHULDEN ODER HAFTUNGEN. Stille Pensionsverpflichtungen, offene Steuerfragen, laufende Rechtstreitigkeiten – wenn das erst während der Due Diligence rauskommt, verliert der Käufer Vertrauen. Transparenz von Anfang an ist besser.

Professionelle Verkäufe nutzen einen digitalen Datenraum – einen passwortgeschützten Bereich, in dem alle relevanten Dokumente gesammelt sind. Der Käufer kann dann online Zugang beantragen und die Dokumente prüfen, ohne dass du persönlich alles mailen musst.

Vorteile: Kontrolliert, sicher, professionell, zeigt Ernsthaftigkeit. Ein guter Datenraum ist selbst schon ein Signal: "Ich habe hier nichts zu verstecken."

Was gehört in den Datenraum? Alles, was für die Due Diligence relevant ist, aber keine Betriebsgeheimnisse, die für einen Konkurrenten interessant wären.

Due Diligence braucht Zeit. Traditionell 4-8 Wochen, manchmal länger, wenn Käufer Löcher in der Vorbereitung findet. In dieser Zeit wird der Käufer Fragen stellen, Unterlagen anfordern, Interviews führen. Je besser du vorbereitet bist, desto schneller geht das.

Tipp: Manche Dinge kannst du schon vorbereiten, bevor es einen Käufer gibt. Mit dem VALENTYR VOS Assessment prüfst du deine Due-Diligence-Bereitschaft schon vorab und schließt Lücken. Ergebnis: Due Diligence dauert statt 8 Wochen nur noch 4 Wochen. Das spart dir 4 Wochen Zeitverschwendung, weniger Stress, und Käufer haben weniger Zeit, ihre Meinung zu ändern. Mit VOS Autopilot (ab 149€/Monat) optimierst du kontinuierlich, so dass du IMMER ready bist.

Der VALENTYR VOS Standard ist im Grunde eine Roadmap für Due Diligence. Statt zu raten, was ein Käufer braucht, weißt du genau:

• Welche Finanz-Unterlagen müssen makellos sein

• Welche Prozesse müssen dokumentiert sein

• Welche Kundenverträge müssen in Ordnung sein

• Welche HR-Strukturen müssen klar sein

• Welche IT-Systeme müssen sauber sein

• Welche Compliance-Risiken müssen gelöst sein

Mit diesem klaren Fahrplan (VOS Assessment) weißt du heute schon, was in 6-12 Monaten ein Käufer überprüft. Und du hast Zeit, es zu reparieren, während es noch nicht "offiziell" ist.